Esta es una pregunta bastante recurrente y compleja; generalmente lo primero que se nos viene a la mente es: un proyecto exitoso es aquel que cumple con el alcance dentro del tiempo y de los costos asignados.
En un principio suena correcto y es lo que cualquier organización espera para no desangrarse al querer lograr sus objetivos. Lograr el éxito no solo en un proyecto, sino en múltiples proyectos requiere que se den ciertas condiciones que van más allá del proyecto en sí.
¿No les ha pasado que terminan un proyecto que cumple con el criterio arriba mencionado y la reacción es un poco emotivo ¡Qué bueno! o ¡Al fin!?
Por otro lado, pasa también que un proyecto lleno de dificultades e imprevistos y que además termina con un alcance incompleto (cerca de completarlo), fuera del plazo y presupuesto termina con una gran sensación de logro y con todos felices por el resultado obtenido; es decir, con un sentimiento de éxito.
Para seguir avanzando, definamos primero que es el éxito; para ello veamos que nos dice la RAE:
La palabra éxito viene del latín “exitus” (que significa: salida) y se define según la RAE con 3 acepciones:
Resultado feliz de un negocio, actuación, etc.
Buena aceptación que tiene alguien o algo.
Fin o terminación de un negocio o asunto.
Las 2 primeras acepciones nos hablan de un concepto subjetivo, y como tal está relacionado a nuestro modo de pensar o sentir, y no al resultado en sí mismo, la tercera acepción es más tangible, sin embargo, el terminar algo no nos garantiza un final exitoso.
Podemos afirmar que lograr el éxito no es solo cumplir los requerimientos iniciales, también debe venir acompañado de emociones y sensaciones tales como la alegría, el logro, la satisfacción, entusiasmo, etc.; lo cual se logra cuando nos acercamos o alcanzamos un objetivo importante y si consideramos el contexto organizacional, se espera que los interesados clave compartan estas sensaciones.
Es acá donde el tema se pone subjetivo porque las expectativas de los beneficios de los entregables pueden ser muy variadas dependiendo a quien le preguntemos y si damos margen para que estas diferencias sean grandes finalizaremos un proyecto con comentarios del tipo: “Pensé que el proyecto entregaría esto otro”, “Se supone que iban a solucionar X”, “Esperaba otra cosa”, “Esto no me sirve”.
Existen herramientas y técnicas para lograr el involucramiento de los interesados, siendo las comunicaciones un factor clave, sin embargo, el uso de estas herramientas es algo poco común en la práctica porque se escapa del enfoque técnico en el producto y requiere de habilidades blandas o power skills.
Por otro lado, no debemos confundir el éxito del proyecto con el éxito del producto; puede que el entregable tenga una vida larga y sea muy valioso, sin embargo, el proyecto que lo genera es considerado un fracaso, podemos citar el ejemplo del icónico Teatro Opera de Sidney, el cual inicio con una estimación de plazo de 4 años y un presupuesto de AUD 7M; al momento de su entrega pasaron 14 años y se gastaron AUD 102M, claramente es un ejemplo extremo, pero bastante gráfico de la diferencia entre el producto y el proyecto.
La percepción de éxito del proyecto es la punta del iceberg donde no solo debe existir una adecuada gestión de las expectativas de los interesados y el esfuerzo del equipo del proyecto, sino que también debe existir una buena gestión del proyecto (alcance, cronograma, riesgos, comunicaciones, etc.) y el soporte organizacional necesario en relación con la toma de decisiones, asignación de recursos, procesos internos y estabilidad organizacional entre otros.
Para lograr el éxito en un proyecto debemos primero tener bases sólidas tales como la estructura organizacional, procesos y gobierno entre otros, los cual habilitará el buen desarrollo del proyecto y, teniendo esto, lograr un buen relacionamiento con los interesados clave del proyecto lo cual nos permitirá gestionar sus expectativas de manera correcta.
Finalmente, el éxito del proyecto es el éxito de la organización completa, debemos tener en cuenta que el proyecto tiene como ecosistema la estructura organizacional, la empresa y el mercado donde se ejecuta, y como Project Managers somos los responsables de tomar decisiones y generar acciones que nos llevarán a sortear las dificultades que se presenten y lograr el éxito en nuestros proyectos.
En tu experiencia ¿Cuáles son las condiciones que se presentan que para un proyecto sea exitoso?
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