“La comunicación ha sido identificada como una de las mayores razones del éxito o fracaso de un proyecto” – PMBoK página 515
Seguramente en más de una oportunidad han leído o escuchado que los directores de proyectos deberían destinar hasta un 90 por ciento de su tiempo a la comunicación del proyecto; convirtiéndose este en su actividad principal dentro del ámbito del proyecto.
En el modelo de comunicación descrito en el PMBoK (página 294), se muestran los elementos tangibles y visibles que conforman el proceso de comunicación; a este modelo podemos agregarle dos elementos que conforman la parte blanda de la comunicación: la intención y la percepción. La intención (emisor) es el motivo que lo lleva a generar un mensaje, mientras que la percepción (receptor) es la interpretación personal que este último le da a al mensaje recibido. La intención y la percepción están formadas por factores internos de cada persona (creencias, estado de ánimo, sentimientos y pensamientos) y no son del todo medibles debido a su naturaleza subjetiva.
Adicionalmente se debe tener en cuenta que el resultado de la comunicación entre el emisor y el receptor es lo que el receptor entiende, no lo que el emisor emite, esto quiere decir que solo cuando el mensaje ha sido entendido por el receptor se completa de manera satisfactoria el proceso de comunicación; durante este proceso los roles de emisor-receptor se intercambian de manera constante e inclusive ocurren de manera simultánea, esto último considerando todas las dimensiones de la comunicación: verbal (palabra), paralingüística (entonación) y no verbal (lenguaje corporal).
Dentro del ámbito de la Dirección de Proyectos, tenemos que todas las áreas de conocimiento están formadas por procesos, los cuales para ser llevados a cabo requieren de la interacción del Director de Proyectos con otras personas relacionadas al proyecto, esto a través de actividades tales como: realizar estimaciones, relevamientos de información, reuniones, seguimientos de avances, control de calidad, etc.; bajo este contexto se vuelve primordial establecer una comunicación eficiente y efectiva con los interesados del proyecto, reforzando así lo indicado por el PMI al principio de este artículo.
En general, el PMBoK nos ofrece una gran variedad de técnicas y herramientas que podemos aplicar en nuestro proyecto, sin embargo, el hecho de contar con ellas no nos garantiza ser buenos comunicadores, al igual que un carpintero con varios cursos en carpintería y con las mejores herramientas, no nos garantiza que vaya a realizar un buen trabajo.
Por otro lado, en un proyecto, las comunicaciones debieran estar siempre centralizadas y controladas por el Director de Proyecto para que este pueda entregarla de manera eficaz y oportuna, esto implica que la capacidad de comunicación del proyecto viene dada directamente por la capacidad de comunicación del Director de Proyecto como persona, por consiguiente si este cuenta con poca habilidad de comunicación, no le proporcionará al proyecto la fluidez que necesita, inclusive lo entorpecerá y disminuirá así su probabilidad de éxito.
Podemos concluir que la capacidad de comunicación de un Director de Proyecto es una habilidad critica que impacta directamente el resultado del proyecto, por lo que se vuelve indispensable desarrollar esta habilidad de manera apropiada.
¿Cómo podemos mejorar nuestra habilidad de comunicación? Comencemos identificando que impide que una persona se comunique de manera eficiente; existen varios motivos, a continuación, listamos algunos sin un orden particular:
Temor a equivocarse o a quedar mal; en otras palabras, miedo a exponerse ya sea por inseguridad nuestra o por malas experiencias anteriores
Evitar conflictos: ya sea con otros o con nosotros mismos (vergüenza, enojo)
Temor a la autoridad: ¿Quién soy yo para decir o pedir esto?
No entender el para qué comunico: esto hace nuestra comunicación inefectiva.
Nuestros juicios sobre la otra persona: Es terco, no entiende, es tonto, es pesado, hace lo que quiere… es decir pensar de antemano que el esfuerzo no servirá de nada.
Problemas no resueltos con nuestro interlocutor: Si estamos enojados o resentidos con una persona, estos sentimientos impiden que nos comuniquemos apropiadamente
No entender nuestro estilo de comunicación ni del interlocutor: canales de comunicación VAK (referencia: https://prezi.com/0u3hbpzodm3q/modelo-de-la-programacion-neurolinguistica-de-bandler-y-grinder-florencio/)
No asegurarse que el receptor haya entendido el mensaje que estamos transmitiendo (diferencia entre hablar y comunicarse)
Escuchar para responder, no para entender: querer imponer nuestra opinión y cerrarnos a diferentes puntos de vista.
El conocer este listado nos abre la posibilidad de identificar en nosotros mismos cual o cuales motivos nos impiden comunicarnos de manera efectiva en diferentes situaciones (el autoconocimiento es el paso más importante). Podemos basarnos en el listado arriba descrito o investigar otros motivos que nos hagan más sentido; luego con nuestro listado presente comenzamos a observar lo que pensamos y/o sentimos al momento que nos comunicamos, especialmente en situaciones que consideremos difíciles o complejas, esto permitirá que posteriormente generemos y apliquemos estrategias que potencien nuestra comunicación y así tomar control del proceso; a medida que lo hagamos seremos capaces de influir en su resultado, garantizando que el receptor reciba la información que el proyecto necesita, facilitando la toma de decisiones y así aumentando la probabilidad de éxito del proyecto.
Comments